9 Haziran 2014 Pazartesi

 “Zaman doğru yönetilmiyorsa hiç bir
 şey  doğru  yönetiliyor  sayılamaz”
                                                                                                                           Peter F. Drucker
            ZAMAN YÖNETİMİ KAVRAMLARI
            Zaman yönetimi; amaçlara ulaşmak için yapılan işleri kontrol etmek, kişinin kendi motivasyonunu geliştirmek açısından önemli görülen bir kişisel performansı geliştirme tekniğidir.
            Amaç; bütün yapılmak istenen, kişinin kendi zamanının amaçsız ve başkaları tarafından kontrol edilmekten çıkarıp, amaçlı bir biçimde kendi kontrolü altına sokmasını sağlamaktır.
            Bu çerçevede zaman yönetimi bir kişisel verimliliği geliştirme aracıdır. Zaman savurganlığı ve verim kaybı maliyete artı veya eksi etki yapar. Bir işletmede zamanın doğru yönetilmesi diğer kademelerde doğru yönetilmesini sağlar.

ZAMAN NASIL YÖNETİLİR

            Günümüz çağdaş insanının çok fazla bağlandığını gördüğümüz, zaman nedir? Zaman hayattır ve zamanı boşa geçirmek, hayatı boşa geçirmek anlamını taşımaktadır. Addıngton, zamanın insanların sonsuzluk ölçüsü olduğunu ve şimdiye kadar zamanla ilgili doğal kabul edilen her şeyin, insan düşüncesinin ürünü ve göreceli olduğunu belirtir. Zaman ile uzay birbirine yakından bağlantılıdırlar. Zamanı anlamak için zamanın uzaya bağlı olduğunu anlamak gerekiyor. Uzay ölçüdür. Zaman uzay sayesinde ölçülebilmektedir. Zaman bir nesnenin uzaydaki bir noktadan başka bir noktaya geçtiği aralıktır. Zaman ve uzay kavramaları birbiri için gereklidir ve biri diğerinin göreceli değerine bağlıdır.
            Zaman, insan için yaradılışından bu yana büyük önem taşımıştır. İnsanın gelişmesinde ve hangi alanda olursa olsun mesleki başarısında zaman anlayışının payı büyüktür. İş hayatını, sosyal ilişkilerini, eğlence ve dinlenme alışkanlıklarını bu anlayış içerisinde tanzim eden toplumlar diğerlerine nazaran daha fazla gelişmişlerdir. Yani gelişmiş ülkelerin zaman kullanımı konusunda bilinçlenmiş ülkeler olduğunu söylemek mümkündür. Bu gelişmiş ve gelişmemiş ülkelerin arasındaki en önemli farklardan birisini ortaya koymaktadır. Descartes’de toplumların ileri veya geri zekalı diye ayrılmayacağını ülkelerin gelişme ve zenginlik farkları yalnızca zamanı iyi kullanarak planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarından ve dinlenmelerinden kaynaklandığını ileri sürmektedir.
            İş sahipleri, iş adamları, doktorlar, mühendisler ve öğretmenler  zamanı daha iyi yönetmenin gerekli olduğunun  bilincine varmış olan pek çok meslek sahibinden bir kaçıdırlar. Zaman üzerinde tam bir denetim vaad eden bazı sistemlere karşı anlayışla karşılanabilecek bir şüphe duyulmaktadır.
            Zamanın gelip geçici olduğu duygusu tamamen insanlara  özgüdür. Bildiğimiz kadarı ile hayvanlar bu duyguya sahip değillerdir. Zaman uçar gider ( Tempus fugit) deyimi evrenseldir. Eğer başka birinden daha hızlı gidiyorsanız zaman sizin için  daha yavaş geçecektir. Eğer dünyanın çevresinde saatte beş yüz mil hızla uçarsanız ve yanınızda bir otomatik saat varsa saatin çalışmaya başladığı aynı noktada yer yüzünde bulunan saatin eşi, yaklaşık bir saniyenin bir milyonda biri daha geri kalmış olacaktır.
            Einstein’ in bulduğu “ izafiyet ” zaman ve mekan arasındaki bağlantı hakkında düşünmemize neden olmuştur. Çok büyük “hız” söz konusu olduğunda zaman yavaşlar. Yine de Einstein’in  bu buluşu zamanı tam olarak anlamamıza özellikle günlük yaşamımızda bunu uygulamamıza pek yardımcı  olmamıştır. Aslında Einstein “ zaman” gizemine katkıda bulunmuştur. Zaman kavramına en çok yaklaşabildiğimiz, en iyi kavrayabildiğimiz an zamanı bir boyut olarak görebildiğimiz andır.
Değişmenin yer aldığı bir boyuttur zaman. Değişmenin hızı ve oranı son derece çeşitli ölçülerde oluşur. Dağların oluşumu milyonlarca yıl sürerken insanlar yarım yüzyıldan biraz daha uzun bir süre içinde doğuyor, büyüyor ve ölüyorlar. Bizlerde insan olduğumuzdan zamanı ve değişimi kendi yaşam sürecimiz ölçüleri ile değerlendirmeyi tercih ederiz.
            Günlük yaşamda hemen herkesin sıkça kullandığı kavramlardan birisi zamandır. Gerek örgüt yaşamında, gerekse özel yaşamda zaman darlığından ve yetmezliğinden yakınmayan kimse de yok gibidir. Gerçekten de yokluğundan üzerinde en çok anlaşma sağlanan konuların başında zaman gelmektedir. “Hiç zamanım yok”, “ Çok yoğunum”, “İşten başımı kaldıramıyorum”, “Zaman bana yetmiyor” gibi deyişlerin gerisinde hep zamansızlık vurgulaması vardır.
            Kavramsal olarak alındığında, zaman, içinde belli bir eylemin geçtiği süredir. Eylem yoksa zaman da yok demektir. Bir an için evrende hareket eden her şey durdurulabilse, zaman da durmuş olacak; böylesi statik bir ortamda zamanın varlığı söz konusu olmayacaktır. Tyler’in yaşamdaki “ en katı ve acımasız element”, Drucker’in da “en eşsiz ve en kıt kaynak”,  Mackenzic’e göre “son derece nazik”, Lakien’e  göre “zaman yaşamdır” olarak tanımlandığı zaman gerçekte yaşamın kendisidir. Geri döndürülmesi ve yerinin doldurulması olanaksızdır. O, herkesin yaşamında eşit biçimde sahip olabildiği tek kaynak olma gibi bir özelliğe de sahiptir.
            Böylesine değerli bir kaynak olan zamanın etkili ve üretken olarak kullanılabilmesi son yıllarda “ zaman yönetimi” adlı yeni bir konunun ortaya çıkmasına neden olmuştur.                 

ZAMAN ÇEŞİTLERİ

Gerçek akış süresi bakımından zaman ,herkes için eşit bir kaynaktır.Ne var ki, insanların söz konusu akış süresini algılaması açısından bu son derecede göreli bir durumdur.Bununla birlikte beş tür zamandan söz edilebilir.
            - Gerçek Zaman
- Algılanan Zaman

- Ekonomik Zaman

- Yönetsel Zaman
- Biyolojik Zaman

*GERÇEK ZAMAN –

Ölçülüp gözlenebilen, nesnellik gösteren zaman türüdür, gerçek zaman,bir zaman birimi kanalıyla ölçülebilir ve saat zamanına vurgu yapar,Gerçek zaman, dünya , ay ve güneşin hareketlerine göre fiziksel olarak gözlenebilen değişmelere dayanır.Dolayısıyla burada sözü edilen zaman,fiziksel olaylardan yola çıkarak, niceleştirilmiştir. Bir saatlik süre,kişilere göre,farklı algılansa da süre değişmez. O nedenle de saat zamanı, nesnel gerçekliği yansıtır.
**ALGILANAN ZAMAN-
Her canlının gerçek zamana bağlı olmadan psikolojik anlamda algıladığı zaman türüdür. Algılanan zaman, bireyden bireye, durumdan duruma değişir.Bu nedenle de durumsaldır ve öznel gerçekliğe dayanır.Yazar William Hazlitt “Hiç bir genç, bir gün öleceğine inanmaz” diye yazmıştır. Gençlikte bir sonsuzluk ve süreklilik duygusu vardır. Bu belki de gençlerin önlerinde yaşayacakları bol vakitleri olduğunu düşünmelerinden dolayı zamanlarını biraz düşünmeden harcamaları yüzündendir.Yaşadıkça zamanın değerini daha iyi anlarız. Buda yine algılanan zamanla ilgilidir. Gerçek zamanın, çok kesin biçimde ölçülebilmesine karşın, algılanan zaman için böylesi ölçümler bireysel olmaktan öteye geçemez. Algılanan zaman süresinin az ya da çok oluşunu belirleyen etmenler tümüyle duygusal kökenlidir. Bu da zamanın kendisine has olan psikolojik boyutudur.

***EKONOMİK ZAMAN-

 Ekonomide zaman başlı başına bir ölçü birimidir.Çünkü emeğin karşılığı olan ücret;  saat, gün, hafta ya da ay üzerinden hesaplanır. Aynı biçimde faiz ödemesi de belli zaman dilimleri dikkate alınarak yapılır.İşletme açısından,  belli bir üretim için harcanan süreler toplamı anlamında zaman, bir verimlilik ölçüsüdür.Yine, kurumlarda,çalışma sürelerinin düzenlenmesi, işe devam oranları gibi yönetsel işlemler açısından da zaman , bir örgütsel düzenleme aracı olmaktadır.

 

****YÖNETSEL ZAMAN-

 Yöneticilerin yönetim süreçlerini yerine getirmek üzere kullandıkları zaman türüdür. Eş deyişle, her düzeydeki yöneticinin yönetsel çalışmalar için ayırdıkları zaman , yönetsel zaman kavramı içinde düşünülmektedir.

*****BİYOLOJİK ZAMAN –

Canlıların oluşumlara karşı kendini ayarlamasıdır.Kuşların belli dönemlerde göç etmeleri , kış uykusuna yatmaları, gece yarısı kalkıp işine gitmek zorunda olan kimsenin , kendiliğinden uyanması hep biyolojik zamanla ilgilidir. Durumsal etmenlere göre, biyolojik zaman programı kendisini yeniler. Biyolojik zaman ,iç güdüseldir ve süreç içinde kazanılmış alışkanlıklara dayanır.

ZAMANI SEVE SEVE KULLANMAK

            Bankada bir hesap sahibi olduğunu düşün, hesabına her sabah 86.400$ para yatırılıyor, fakat bu paranın hepsini akşama kadar harcamak zorundasın, Ertesi güne transfer edilemez, parasını kullansan da kullanmasan da hesap her akşam sıfırlanıyor. Ne yaparsın? Tabiki hepsini harcamaya çalışırsın; hepimiz zaman adlı bu bankanın müşterileriyiz; her sabah 86.400 saniyeye sahip oluyoruz. Yarına transfer edilemez,her sabah hesabımız dolar, her akşam boşalır. Geri dönüş yok saniyelerini şu anı yaşayarak harca. En iyisi bunlarla iyi bir yatırım yap. Mutluluk sağlık ve başarı için zaman kaçıyor. Her gün için en iyisini yap.

BİR SENENİN

Değerini anlamak için
Sınıfta kalmış bir öğrenciye sor.

BİR AYIN

Değerini anlamak için
8 aylık bir bebek doğuran anneye sor.

BİR HAFTANIN

Değerini anlamak için
Haftalık dergi çıkaran bir çilekeşe sor.

BİR SAATİN

Değerini anlamak için
Kavuşmayı bekleyen sevgililere sor.

BİR DAKİKANIN

Değerini anlamak için
Trenini kaçıran yolcuya sor.

BİR SANİYENİN

Değerini anlamak için
Bir kazayı önleyemeyen sürücüye sor.

BİR SANİYENİN YÜZDE BİRİNİN

Değerini anlamak için
Olimpiyatlarda gümüş madalya kazanan koşucuya sor.
Her anını değerlendir, her dakikanı. Unutma zaman hiç kimse için durmaz. Geçmiş zaman tarihtir. Gelecek zaman sırlar, meçhullerle dolun. Sadece şu an sana verilen gerçek bir armağandır.

İŞLETME YÖNETİMİNDE ZAMAN YÖNETİMİNİN ÖNEMİ VE FAYDALARI

Kuşku yok ki, herkes için zaman önemlidir.Ancak, yöneticiler için zamanın daha da önemli olduğunu söylemek gerekir. Çünkü, onların temel sorunu, önemsiz ve zaman öğüten işlerden kendilerini kurtararak , önemli işler üzerinde yoğunlaşabilmektir. Yönetici, zamanı etkili kullanamazsa, örgütte verimsizlik kaçınılmazdır. O  nedenle, Drucker’ın da belirttiği gibi “zamanı doğru yönetemeyen yönetici, hiçbir şeyi doğru yönetemiyor,” demektir. Araştırma bulguları , kamu ya da özel kesim ayrımı olmaksızın her düzeydeki yöneticinin zaman kullanımında kimi derece farkları olsa da yetersizlik içinde olduklarını göstermektedir.Yöneticilerin, zaman yetmezliği karşısındaki doğal yönelimi, işlerine daha çok zaman ayırmaktır.Yine bir araştırmada yöneticilerin haftada 63 saat çalıştığını ortaya koymuştur. Başka bir çalışmada ise, günde sürekli 8 saatin üstüne çıkan çalışmalarda üretim kalitesinin düştüğü gözlenmiştir. Yönetici işine ne kadar çok zaman ayırmaya kalkarsa kalksın , sonuçta bir gün 24 saat ile sınırlıdır ve o süreye sığdırılması gereken iş dışında daha pek çok şey vardır. ilginç bir bulgu da fazla çalışan bu yöneticilerin pek çoğunun fazla çalıştığını kabul etmemeleridir. Yalnızca % 34 ü oranında yönetici fazla çalışma zorunda kaldıklarını itiraf etmişlerdir.Acaba bu çalışma doğru mudur? Fazla çalışma,ayrıntılar içinde boğulmak demektir. Halbuki yönetici “kendinden daha zeki kişileri çalıştırabilen kişidir.” Onun görevi, öngörülen zamanda en yüksek verimi elde edebilecek yöntem ve süreçleri harekete geçirmek, bunun için gereken koşulları hazırlayıp geliştirmektir. bu durum, yöneticinin kendisi kadar, zaman planlanmasının bütün çalışanlar için taşıdığı önemin bilincinde olmasını da yanında getirir. Kaldı ki, bir örgütte fazla çalışma  “sıradanlaşmış ” ( rutinleşmiş) ise; orada iş analizleri, iş yükü ve iş dağıtım düzenleri açısından ciddi sorunlar bulunduğunun altını çizmek gerekmektedir.
Yönetsel zaman, yönetsel işleyişte planlama, örgütleme, yöneltme, eşgüdümleme ve denetlemeden oluşan yönetim süreçlerinin gerektirdiği zamana vurgu yapmaktadır. Başka  deyişle, zaman yönetimi, yöneticinin, kendi etkinliklerinde yönetim süreçlerini uygulaması için yapılmış düzenlemeler bütünüdür. Zamanı yönetmek için yapılan bilinçli çabalar, yönetimde beklenen sonuçlara daha etkin biçimde ulaşmasına yardımcı olur.
Karar mekanizmasını da kapsayıcı genişlikte düşünüldüğünde, planlama, yönetim süreçlerinden ilki ve en önemlisidir. Planlamanın varlık nedenlerinden birisi, ön görülen amaçlara (hedeflere) en kısa sürede en ucuz ve en etkili biçimde ulaşmayı sağlamaktır. Bu anlamda , her yönetsel planlama eylemi , gerçekte bir zaman planlaması olarak görülebilir. Sonuç ta, zamanın daha etkin kullanımı temel alınmaktadır.
Etkin zaman kullanımı örgütsel verimliliği artırmaya olanak sağlar. Geleceğe ilişkin amaçların belirlenmesi ve bunlara ulaştıracak yol ve yöntemlerin seçimi yapıldıktan sonra, gerekli insan gücünün, teknolojinin, iletişim ağlarının ve öteki olanakların sağlanıp düzenlenmesi gerekir. Dolayısıyla, örgütleme süreci, var olan kaynakların ussal kullanımını öngörür. Zaman da ussal kullanılması gereken kaynakların başında yer almaktadır.
Örgütsel zaman , örgütün tüm işleyiş sürecini kapsar. Bu noktada, yöneticiden beklenen, işgörenlerin takım çalışmasına özendirilmesi, uyum ve dayanışma içinde bir çalışma ortamının yaratılmasıdır. Bunun yolu ise, istendik bir örgüt ikliminin geliştirilmesinden geçer. Çalışanların birbirlerine güvenmediği, çatışmaların yıkıcı olduğu, dayanışma ruhunun kurulup gelişmediği bir örgütte, iklim, ister istemez etkin zaman kullanımını da  olumsuzlaştıracaktır. Dolayısıyla, yöneticiden, örgütte sağlıklı bir grup dinamiğini etkin kılması, o arada da işlek bir eşgüdüm düzeni oluşturması beklenir. Örgütsel eylemler aynı ortak amaçlar için uyumlaştırılabildiği ölçüde, zaman yitimleri daha çok minimize edilmesi de sağlanmış olacaktır.
Yönetim süreçlerinin yaşama aktarılmasında kıt kaynaklardan en etkin biçimde yararlanılması temeldir. Bütün öteki kaynaklar gibi, zaman kaynağının verimli kullanımını sağlama sorumluluğu da öncelikle yöneticiye aittir. Yönetici bu görevi her adımda açığa vuruken, denetleme açısından konu daha ayrı ve özel nitelik taşır. Denetleme, yönetim sürecinin her aşamasında söz konusudur. Denetimin özünü , ulaşılan sonuçların önceden saptanmış belirli ölçütlerle karşılaştırılarak gerekli düzeltici önlemlerin alınması oluşturur. Zaman açısından alındığında; hangi işin ne zaman başlayacağı, ne kadar sürede tamamlanacağı ve hangi tarihte biteceği gibi çoğunluğu standartlara ilişkin olan noktalar bu süreçte işe koşulmak durumundadır.Gerçekte, yönetsel zamanın en değerli bölümünün yaratıcılık gerektiren işlere ayrılması beklenir. Ne var ki bulgular yöneticilerin zamanlarının çoğunu, programlanmış türde, alışılagelen işlere ayırdıklarını ortaya koymaktadır. Sıradan yazışmalar, dosya izleme işlemleri, törensel etkinlikler, günlük toplantılar ve benzeri nitelikteki rutin işler, yöneticilerin zamanının büyük bölümünü doldurmaktadır. Yöneticinin kendi yetkisinde düzenleyebileceği zaman bölümü, onun kendi denetimine olan zamanla sınırlıdır. Bu süre arttığı ölçüde, yöneticinin etkinliği de o ölçüde yükselmiş olacaktır. Bu nedenle yöneticinin düşünmek için zamana ihtiyacı vardır ve bu zamanı kendine ayırabilmelidir. Batı toplumlarında gereğinden fazla çalışma tutkusu ve buna bağlı olarak kendisine zaman ayırmama hastalığı çok görülmektedir.

ZAMAN KULLANIMINDA YÖNETİM TEKNİKLERİ

 Kişi, zamanını en iyi ve etkili bir şekilde kullanmak istiyorsa aşağıda belirtilen bir takım yönetim tekniklerine de hakim olmak durumundadır. Bunun için kişinin;
            -İletişimini yazılı/ sözlü doğru yapabilmesi,
            - Zaman dilimini iyi planlayabilmesi ,
            -Toplantı yönetimini iyi bilmesi,
            - Diğer yönetim tarzlarını iyi bilmesi,
            -Telefonunu etkin kullanabilmesi,
            -Sekreterin nasıl etkin kullanılacağını bilmesi,
            -Bir kriz anında nasıl davranılacağını bilmesi
            -Ast ve üstleriyle sağlıklı ilişkiler geliştirebilmesi
            -Her şeyden önemlisi, zaman yönetimini bilerek, hayatına uygulayabilmesi gerekmektedir,

ZAMAN TUZAKLARI NELERDİR

            Yöneticinin ve örgütsel sistemin verimini zaman yönünden olumsuz etkileyen her etmen bir zaman tuzağıdır. Zaman tuzağına yakalanan yönetici, yüksek fireyle düşük kapasitede çalışan bir makine gibidir. Enerjisini gerçek anlamda üretime dönüştüremez, kendisini boş yere yorar, örgütü verimsizleştirir. Zaman tuzakları, bireysel nitelikli olduğu gibi, kimi zaman da kurumsal ortam ve koşullarla ilgilidir.
            Yönetim sürecinde dikkat çeken başlıca zaman tuzakları şöyle sıralanabilir:
-Geleneksel nitelikli toplumsal kültür,
            -Olumsuz örgüt iklimi,
            -Yeteneksiz insan gücü,
            -Amaç belirsizliği,
            -Kararsızlık
            -Ayrıntılarla uğraşma,
            -Acelecilik/sabırsızlık,
            -Sorumsuzluk/ilkesizlik,
            -İşi yarım bırakma alışkanlığı (maymun iştahlılık),
            -Özdenetim yetersizliği (özeleştiriden kaçınma),
            -Kararlılık yoksunluğu (Hiçbir şeye “hayır” diyememe),
            -Dikkat dağınıklığı ,
            -Uzayan, gereksiz ziyaretler,
            -Olumsuz fiziksel nitelikli iş düzeni( ses, gürültü , ışık, ısı vb.),
            -Dağınık masa düzeni,
            -Gereksiz telefon görüşmeleri.
            Kuşku yok ki , burada sayılan etmenlere başkalarını da eklemek olasıdır.Ancak önemli olan, zaman tuzaklarını ister kişiden isterse durum ve koşullardan kaynaklansın,yönetici için tam anlamıyla zaman öğütücü bir işlev görmesidir. O nedenle yöneticilerin kendilerini ve başında bulundukları örgütü zaman tuzaklarından koruma konusunda özel çaba gösterebilmeleri gerekir.

ZAMAN TUZAKLARINDAN KORUNMA YÖNTEMLERİ

1-      Kendini Yönetmeyi Bilme
İnsanlar, başkasından önce kendisini yönetme yeterliliği göstermelidir. Kendini yönetemeyen kimse, ne zamanı nede başkasını başarıyla yönetebilir. İşlerin uzun zaman alması yöneticinin kendisinden kaynaklanıyor olabilir. Bunun için, her yöneticinin  kişisel özelliklerini yakından tanıması, yetersiz yanlarını giderici önlemler alması beklenir. İşlerin uzun zaman almasının önüne geçmenin ilk yolu uygun olmayan alışkanlıkların hızla terk edilmesi gerekir. Bu konuda yaptığı alıştırmalar sonucu William James eski alışkanlıklardan kurtulup yararlı olabilecek yeni alışkanlıklar kazanabilmek için bazı yollar önermektedir.
* Yeni alışkanlıkların çok sık kullanılması,
* Bu alışkanlıklar kökleşinceye kadar istisnalara izin verilmemesi,
* Kararları uygulamak için fırsat yaratılması,
Zaman kaybetmek istemeyen bir yönetici bir an önce işe başlamalı ve işleri sürüncemede bırakma huyundan vazgeçmelidir. Bazı yazarlar “virüs” olarak niteledikleri işleri sürüncemede bırakma hastalığı ile  savaşmak için:
* İşlerin sürüncemede bırakıldığı alanın bulunması,
* İşlerin önem sırasına göre düzenlenmesi ve bu zamanların sınıflandırılması,
* Zor sorunlardan kaçmama,
* Emin olunana kadar işleri ertelememe.
            Mackenzie’ye göre kendini yönetme konusunda anahtar “karar verin ve hemen uygulamaya geçin. Başladığınız işi mutlaka bitirin. İş için ayırdığınız zamanın boş geçmemesine çok önem verin.”
2-Planlamaya Önem Verilmesi
 Örgütlerde büyük para ve zaman kayıplarına neden olan konulardan en önemlisi plansızlıktır. Birçok yönetici  “zamanları olmadığı” gerekçesiyle bu çok önemli olguyu ihmal ederler. Yine bireylerin ve yöneticilerin büyük bölümü özgürlüklerini kısıtladığı düşüncesi ile planlamaya sıcak bakmazlar.
            Herkes plan yapar, yarın gece hangi sinemaya gidileceği, nerede tatil yapılacağı gibi konularda , büyük ve küçük planlar, gerçekçi ve bol keseden olanlar,oyunla dolu ve ciddi planlar yapılır. Çoğu insan rasgele planlar yapar, bu planları yalnız ve  mecbur kaldıklarını hissettikleri için yaparlar.
            Başarılı planlama  insanlara zaman kazandırır. Eski bir üst düzey yöneticinin dediği ğibi “planlama için ayrılan her bir dakika uygulamada üç yada dört katı kazandırır.”
            Planlamada ilk faaliyet ise amaçları saptamaktır.Amaçları belirleyen bir kişi faaliyetlerini, bunu elde etmek yolunda sürdürecek ve gereksiz işlere zaman harcamayacaktır.Ayrıca yapılan işlerle örgütün amaçlarını karşılaştıran yönetici amaçlara katkısı olmayan faaliyetleri saptayarak bunları ortadan kaldırabilecektir.
            İyi bir hareket planı size çok zaman kazandıracaktır.Unutmayın ki araştırmalar sağduyunun gösterdiği yolun doğru olduğunu kanıtlamışlardır.Yani bir projeyi planlarken ne kadar çok zaman harcarsanız bu projenin yürütülmesi için ayıracağınız toplam süre kısalacaktır.
            Aynı işi yapmakla görevlendirilmiş iki grup düşünün .A grubu planlama aşamasına önem vermemiştir,grup lideri düşünmeyi ve plan yapmayı zaman kaybı olarak görmektedir. Sonunda A grubunun görevi tamamlaması epeyce uzun sürmüştür. Örneğin gruptaki işin amacını tam olarak bilmediklerinden çeşitli davranış biçimlerinden hangisini seçeceklerinden emin değillerdir. B grubu ise plan yapmak için zaman ayırmıştır. Hedefleri açık ve belirgindir. zaman limitleri ve diğer sınırlamaları bilmektedirler.En uygun seçenekler listesinden en uygun davranış biçimini yada çözümünü seçmişlerdir. Hatta yaratıcı görüşler üretebilmek için toplantılar dahi tertiplemişlerdir. Herkes işi benimsemiştir ve bu nedenle görevini daha çabuk tamamlamıştır. İşin inceliğini bilmeyen sıradan bir gözlemci planlama aşamasında A grubuna çabuk karar vermelerinden ötürü puan verebilir. Fakat bu deneyi tümüyle değerlendirenler, hangi grubun daha iyi karar vermiş olduğunu anlar. ( Can Halil, 1992) Başka bir deyişle, planlama, zaman kullanımının daha ussal ve ekonomik kılınması, dolaysıyla artan bireysel ve örgütsel verimlilik demektir. Kuşku yok ki zamanın kendisi planlanamaz, o akıp gitmektedir. planlanacak olan, yöneticinin  eylem ve davranışlarıdır.
3-      Öncelikleri Belirleme:
Yönetici tarafından yönetsel eylem ve davranışlara dönük olarak yapılacak zaman planlamasında amaçlar, öncelikle ve açık seçik ortaya konulabilmelidir. Sonuçta, bunlar, yapılacak işlere yol gösterir. Zaman planlaması önceliklerin belirlenmesiyle kendisini gösterir. Yapılacak işler çok, zaman  az  ise, hangi işlerin daha çok öncelik taşıdığını saptamak gerekir. Düz mantıkla, üstlenilen görevin niteliği ile zaman arasında bir bağlantı kurulabilir. Ancak , üstlenilen görevler ne kadar çok olursa olsun zaman sabit ise, bu durumda yapılması gereken işleri öncelik sırasına koyarak gerçekleştirmektir. Yoksa, işler her zaman çoktur, hiç bitmezler.
            Planlama önceliklerinin saptanması bir dizi işlemi gerektirir.Görünüşte oldukça yalın olan bu işlemler kısaca şöyle özetlenebilir:
            - Yapılacakların akla geldiği gibi karışık olarak listelenmesi,
            - Liste içinde en önemli ve ivedi görülen işin saptanması,
            - Aynı işlemin ikinci, üçüncü ve izleyen işler için de yapılması,
            - Bütün bu saptanan önceliklerin ayrı bir kağıda yazılması,
            - İşlerin yapımına ilk öncelikli işten başlanması, bitene kadar işten vazgeçilmemesi ,
            -Günün sonunda, listenin sonuna erişilmemiş ise ,telaşlanmadan , ertesi günün listesinin hazırlanması.
Önceliklerin saptanmasında ve iş planlamasında iç dengenin de gözetilmesi gerekir. Bu durum daha çok Pareto ilkesine vurgu yapar. İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto’nun ortaya attığı 80 / 20 ilkesine göre , “işe harcanan zamanın %20 si ,sonuçların %80 ini ;harcanan zamanın %80 i ise sonuçların %20 sini oluşturur.” Öncelikleri saptamak görünüşte kolay olsa da gerçek bunu yansıtmaz. Çünkü, dikkati önceliklerden uzaklaştıran pek çok neden vardır. Bunlardan birisi,kriz durumlarıyla ilgilidir. Krizler, örgütsel durum ve süreci belirleyici etkilere sahip olduklarından , planlamada kendiliğinden öncelik kazanırlar. Ancak unutulmamalıdır ki , işler yalnızca ivedi oldukları için yapılsaydı , örgütte sürekli bir kriz ortamı ve çalışanların da stres içinde bulunması gerekirdi. Önemli olan , bir krizle karşılaşınca krizi çözmek, o arada da onun yinelenmesini engelleyecek köklü çözümleri araştırıp gerekli önlemleri almaktır.
            Öte yandan , yaratıcılık ve bunun için araştırma ve stratejiler geliştirmeyi isteyen konular daha çok enerji ve zaman ister. Çoğu yönetici, böylesi programlanmamış konular üzerinde düşünmek yerine , çözümü bilinen işlerle uğraşma , yani, rutini yeğleme eğilimindedir. Başarılı yöneticiler, önceliklerin belirlenmesinde günlük sorunlara günlük çözümler bulmaktan çok , bunlara daha geniş bir pencereden yaklaşmaya çaba gösteren kimselerdir.
            Zamanı etkili kullanmak isteyen bir yönetici “hayır” demeyi bilmelidir.Ama yöneticiler genellikle bu sözü sevmediklerinden pek çok işin ufak bir parçasıyla ilgilenirler. Sonuç olarak hiçbir işi tam olarak bitiremezler. Oysa etkili zaman yönetiminde ilk altın kural “başlanmış işi bitirmektir.” Yarım kalmış iş , boşa harcanmış zaman demektir.
4-      İşi Ertelemekten Kaçınma:
 Zaman planlamasını ve plana uymayı güçleştiren nedenlerden birisi, yapılacak öncelikli işlerin ertelenmesi ya da savsaklanmasıdır. Planlanan bir işi ertelemek zamanı çalmak demektir. Amaca ulaşılmasını engeller, yöneticinin yarınını baskı altına alarak stres kaynağı olur. Zamanla bu tür yaşam biçimi özelliği kazanan erteleme davranışı, hiç bir şey yapmadan yöneticinin bütün zamanını dolduran bir konu durumuna dönüşür. Bir tür kararsızlık durumu olarak savsaklama davranışı, bulaşıcı hastalık gibidir ve tembelliğe davetiye çıkartır. Ortada; çözülmesi gereken önemli bir sorun var iken, onun çözümüyle uğraşmak yerine bireyin kendince ilgisiz gerekçeler yaratıp başka işlerle ilgilenmesi günlük yaşamda sıklıkla karşılaşılan bir olgudur. İşi savsaklama davranışının çeşitli nedenleri olabilir. Nereden başlanacağının bilinmemesi, alınacak kararın etki alanının genişliği, kararın yüklü sorumluluk gerektirmesi, kendine güvensizlik, yoğun iş baskısı ve başka nedenlerle yapay gerekçeler yaratma bunlar arasındadır.
            Yetki Devri Yapma:
Bir örgütsel birimde, yöneticinin, tek başına en küçüğüne varıncaya kadar her sorunla ilgilenip çözümleyerek üstesinden gelebilmesi kolay olmadığı gibi, olası da değildir. Örgütsel görevlere koşut biçimde yöneticilerin iş yükleri de değişkendir. Artan her görev yeni bir yüktür. Önlem alınmazsa, giderek bu yükün altından kalkmak daha çok güçleşmek durumundadır. Bu noktada, kimi yöneticilerde kendisini gösteren “ ben daha iyi yaparım” düşüncesi temelsiz olduğu kadar yanlıştır. Ayrıca bu inancı , yetki devrini önleyebilir nedendir. Ama yeterince yetki devredildiğinde yönetici hem astlarından yararlanmış olacak,  hem her işin ayrıntıları ile uğraşmaktan kurtularak planlamaya daha fazla zaman ayırabilecektir.
            Günümüzde çoğu yönetici yetki vermekten kaçınır.Bu yüzden en basit anlaşmazlıkları bile üst yönetime yansıtır, yani zaman kaybına neden olur,öyleyse ne yapılmalıdır? Astlara sorumluluk bilinci aşılanmalıdır.Karar verme konusunda yönlendirilmelidir. Yönetime sorun değil,çözümler yansımalıdır.Yetki devretmenin önünde bazı engeller vardır. Yöneticinin astlara güvensizliği , görev dağılımından emin olmamak ve tek adam olma düşüncesi, şüphesiz bu tür anlayışlar zaman kaybına ,astların yönetime karşı tepkisine ve işlerin yürümemesine sebep olur. Yönetici kendi zamanını yönetirken astların zamanını da yönetmek zorundadır. Yöneticinin aksi davranışları zaman yönetimi konusunda ki   çabaları boşa çıkarır. Bu konuda düştüğü üç temel yanılgı vardır.
Bunlar ;
*Astlara verilen görevlerin açık olmaması; anlaşılır emirler vermek için yeterli zaman ayırmak daha etkili iletişim ve daha yüksek verim sağlar,
*Astları bekletmemek ; başkalarına değer vermeyen yöneticilerin astlarını beklettikleri sıkça görülen bir olaydır.Bu durum verimli astları çok rahatsız edicidir.
*Astları işlerinden alıkoymak ; astın çalışmasını sık sık keserek “yalnızca bir dakikanı alacağım” diyen yönetici , astının işi üzerinde yoğunlaşmasını ne kadar zaman alacağından haberdar değildir.
            Bir yazar örgütlerde iş yapma tempoları nedeni ile işin uzamasına, dolayısıyla zaman kaybına neden olan dokuz tip insandan söz eder. Bunların bazıları veya çoğu aynı örgütte görülebilir. Yöneticinin görevi bu kişilik özelliklerini bilerek ona göre davranmak ve zaman israfını önlemektir.Bu tipler yazara göre;
             Tanınmayı isteyenler; bunların masaları işle doludur. Bunlar için önemli olan şey iyi bir şeyler üretmekten çok meşgul görülme isteğidir. Plansız ve ayrıntılara boğulan bu kişilerin zaman israfı kaçınılmazdır.
            Gereğinden çok özen gösterenler; esneklik ve doğallıktan uzak olan bu tiplerin evde, işte boş zamanları yoktur. İşi özenle ama yavaş yaparlar.
            Zaman delisi kişiler; bir dakikayı bile boşa harcamamak için hem kendilerini hem de çevrelerini hasta ederler, çok dikkatli ve ayrıntılı not tutmaları zaman yitirmelerine neden olur.
            Sürekli şikayet edenler; örgütte olan her şeyden başkalarını sorumlu tutarlar, sürekli diğerlerini suçlayan bu kişiler karar verme sürecine katılmazlar ve önemsiz konularda gereksiz zaman harcarlar.
            Ben sana gösterimciler; her şeye gücenirler ve ilerleyen işlerin yapılmasını engellerler.
            Kendiliğinden ortaya çıkan işleri sevenler; bu tip kişiler “günümü ayrıntılı ve dikkatli biçimde planlarsam bir robottan farkım kalmaz” düşüncesindedir. Plansızlıkları zaman kaybı demektir.
            Korkaklar; kararsız ve korkak olan bu tipler karar vermek ve suçlanmaktan korkarlar, beş dakikalık kararı iki günde alırlar.
            Umursamazlar; işten ve çalışmaktan hoşlanmazlar; iş yalnızca para kazanma amacıdır.
            Aşırı örgütlenmişler; bunlar çok planlı, programlı olmak çabasıyla sürekli listeler hazırlarlar ve bunlara ekleme yaparlar.
            Yetki devri, her şeyin astlara bırakılması değil; aksine işlerin etkin biçimde gerçekleşmesini sağlamak üzere daha alt nitelikteki karar yetkisi için astlara sorumluluk vermektir. Böylece doğru yetki devri, verimliliği artırıcı bir yönetsel yaklaşım olarak ortaya çıkmaktadır.

5-      Kesintilerin ortadan kaldırılması:
            Yöneticilerin işleri çeşitli nedenlerle sık sık kesilmektedir. Kesinti yaratan konular 4 grupta toplanabilir;
·         Telefonlar;
            Modern dünyada etkili bir iletişime katkıda bulunan araç telefondur. Taraflar arasındaki arayı kapatması ve karşılıklı iletişim süresini kısaltarak hız kazandırması gibi yararları olan telefonun gereksiz kullanımı, özellikle ülkemiz gibi gelişmekte olan yerlerde zaman kaybının temel kaynağıdır. Yapılan bir araştırma sonucunda yöneticilerin çalışmalarının her beş dakikada bir bu yüzden kesildiği bulunmuştur. Yine benzer bir araştırmada ise yöneticilerin onda dokuzunun en az bir saatini, onda dördünün ise en az iki saatini telefona ayırdığı görülmüştür.
            Telefonun yarattığı gereksiz zaman kayıplarının önlenmesinde sekreterlere büyük görevler düşmektedir. Sekreter gelen telefonlardan önemli olanları bağlamalıdır. Yönetici bu telefonlara öğle yemeğine çıkış yada akşam eve gidiş saatlerinde yanıt vererek önemsiz ve ivedi olmayan konularda zaman israfını önleyebilir. Sekreteri olmayan yöneticiler ise telefon trafiğini kendileri yönlendirmek zorundadır. Bu konuda gereksiz telefon konuşmalarını azaltmak üzere dikkate alınabilecek bazı önlemler şunlar olabilir.
-İş yoğunluğuna göre arayana belli bir zaman bildirerek o saatte aramasını isteme,
-Konuyu uzatmadan ve başka ek konulara girmeden kısa ve öz konuşma yapma,
-Gerektiğinde söylenecek olanları kısaca not ederek olası zaman kaybını önleme,
-Arayan yönetici olduğunda doğrudan kendisini tanıtıp uzatmadan konuya girilmesi,
-Telefonun beş defadan çok çaldırılmaması,
            Telefonun kontrolü pratik açıdan yararlıdır. Nortlewestern Hayat Sigortası şirketi haftada bir gün gelen telefonları çaldırmayarak sessiz bir saat belirlemiş ve bu yöntemle yılda %23 lük bir verim artışı elde etmişlerdir.
·         Ziyaretçiler;
            “Yalnızca bir merhaba demeye geldim.” Ziyaretçilere izin verildiği sürece zaman zaafı kaçınılmaz olacaktır.
            Hemen her düzeydeki yöneticinin en önemli sorunlarından birisi, sıklıkla gelen ziyaretçilerdir. Yapılan işlerin ilgi alanı, örgütsel konum, sosyal beceriler gibi değişken ziyaretçi tür ve sayıları üzerinde etkili olsa da çoğu yönetici için ziyaretçi ilişkilerine yönelik özel düzenlemeler gereklidir. Ziyaret sürecinin zaman açısından daha ekonomik kılınabilmesi için kimi önlemler alınması zorunludur. Bunlardan birisi, varsa, sekreter yoluyla randevu düzeninin  işe koşulmasıdır. Sekreter, gerekli gereksiz ziyaretleri ayırt edecek süre sınırlamalarını yapacak, ziyaretçi trafiğini yönetecektir. Ancak, sekreterli yönetici sayısı çoğu durumda sınırlıdır. Bu durumda, yöneticinin konumu ve  işin niteliğine göre alınabilecek kimi önlemler şunlar olabilir:
-Ziyaret için süre sınırı koyma ve bunu ziyaretçilere hatırlatma,
-Haftanın belli gün ve günün belli saatlerini kabul saatleri olarak düzenleme,
-Amacı belirgin olmayan ziyaretçileri odaya davet etmeden ayak üstü görüşme,
-Ayağa kalkarak konuşma ve böylece çok dolu olduğu duygusu yaratma,
-Uzun sürecek ziyaretçileri sınırlamak üzere; anlamlı biçimde koldaki veya duvardaki saate bakma, ivedi bir işin bitirilmesi gerektiğini söyleme, vb. teknikleri deneme,
-Astların ziyareti ile ilgili olarak, onları sıklıkla odaya çağırmak ve ziyaret süresinin uzamasını engellemek üzere, “geçiyordum uğradım” ilkesinden yola çıkarak, astların yanına gitme,
-Danışacakları konularda, astların konuyla ilgili ön hazırlık yapmış olmalarını özendirme.
Toplantılar;
            Toplantıların çoğu aslında hiç de gerekli olmayan zorlama toplantılardır. Gerekli toplantılar ise yöneticiler toplantıya kimin katılması gerektiğini çok iyi saptamalıdır. Aksi halde orada bulunmaması gerekenlerin zamanını boşa harcamak olacaktır. Toplantılarda zaman kaybını önlemek için çeşitli önlemler alınabilir.

            -Üst düzey toplantıların sayısı en alt düzeye indirilmelidir.
            -Toplantı düzenlenmeden önce yönetici toplantıyı niçin düzenlediğini kendine sormalıdır,
            -Toplantılara  4-5 kişiden fazlasının katılması engellenmelidir,
            -Toplantı öncesi tartışılacak konular mutlaka belirlenmeli ve gündem dışına çıkış engellenmelidir,
            -Toplantı sürelerine uymaya önem göstermelidir,
            -Toplantıya başlamadan önce alınan kararlar gelişmeler özetlenmelidir.
            Her toplantıdan önce sorulması gereken bir soru vardır “bu toplantı gerekli midir?” insanlar çoğu kez sırf toplanmış olmak için toplanırlar. Belli zamanlarda toplanmak alışkanlık haline gelir. Yalnızca bir araya gelme amacı  güdülüyorsa her toplantıda bu amaca ulaşılmaz olur. Fakat o zaman da bir toplantının esas gayesinin ne olması gerektiği belirlenmelidir. Toplantı planlarken harcanan zaman, genel olarak on kat daha fazla vakit kazandıracaktır.
-Astların Zamanını Yönetme: Yönetici astlarından etkili biçimde yararlanabilmelidir. Astların da “zaman duyarlığı geliştirmek” de yine yöneticinin görevleri arasındadır. Yönetici, astlarını zaman planlaması konusunda yetiştirmeli, bu konuda örnek davranışlar sergilemelidir. Etkili zaman yönetimi bağlamında, yöneticilerin astlarıyla ilişkilerinde sıklıkla düştükleri üç hata vardır.
·         Astlara verilen görevlerin açık ve anlaşılır olmamasıdır. Ne olduğu anlaşılmayan emirler,
işlem sürecinin uzamasına; emrin yinelenmesine, geciktirilmesine, istenmeyen çözümler üretilmesine yol açma tehlikesini de kendi içinde taşırlar.
·         Astların işlerinden alıkonulması sonucunu doğuracak uygulamalardır. Astların
çalışmalarının sıklıkla kesilmesi, sürekli ek emirlerle konu dağınıklığının yaratılması bunlar
arasındadır.
·         Yöneticinin astları bekletmesidir. Astların görüşmek için uzun süreli kapı önünde yada
masa başında bekletilmesi, başkasına değer vermeyen yönetici davranışlarıdır.
7. Yöneticilerin Kendini Örgütlemesi:
            Örgütte temel işlevlerden biri faaliyetleri ve fiziksel kaynakları örgütleme olan bir yönetici, bunları etkili biçimde yerine getirebilmek için önce kendini ve kendi faaliyetlerini örğütleyebilmelidir.Bunun için kullanışlı bir çalışma alanı ve ortamı, düzenli bir masa, etkili iletişim ve iyi dosyalama sistemine önem vermelidir.
            Özellikle üst düzey yöneticilerin en büyük sorunlarından biri sekreterlerin telefonları ve ziyaretçileri engelleyememesidir.Yapılan araştırmalardan bunun bir nedeninin, sekreter masasının yönetici odasına uzak olmasın dan kaynaklandığı biçimindedir. Çalışma ortamıyla ilgili diğer aksaklık örgütte, daha önce çeşitli yararlarını vurguladığımız “açık kapı politikasının” yanlış uygulanışıdır. Astlarını tanımak, açık ve kesin iletişimi sağlamak için gerekli olan bu politika, zamanla yozlaşarak her gelen geçenin bir merhaba demek için başını içeri uzatıp yöneticinin dikkatini dağıtmasına dönüşebilmektedir. Bunu önlemek için fiziksel anlamda açık kapı politikasından vazgeçip kapıyı kapalı tutmak yada masayı gelen geçenin göremeyeceği yere yerleştirmek gerekir.
            Yönetimde klasiklerden beri, yalnızca yöneticilerin değil tüm çalışanların verimliliğini artırma amacıyla iş yerinin fiziksel koşulları üzerinde çeşitli araştırmalar yapılmıştır. Bu çalışmalar sonucunda;
·         Çalışılan yerin ışığının tek yönden, yapılabilirse tek kaynaktan gelmesi, ışık kaynağının sabit
olması ve renk değişimlerinden kaçınılması,
·         Aydınlatma gücünün yapılan işin niteliğine uygun olması,
·         Uzun süre kapalı kalmak hava bileşimini bozacağından odanın havalandırma koşullarına
uygun olması,
·         Isı, basınç, hava değişimine ve nem oranlarının çalışmayı engellemeyecek tarzda olması,
·         Gürültü kaynaklarını engelleyecek önlemler alınması,
Oturulan koltukların rahat seçilmesinin verim üzerinde önemli etkisi bulunduğu saptanmıştır.
            Bu konuda önemli bir diğer şeyde masa düzeni ve masa tekniğidir. “dağınık masa, dağınık kafa” diye bir söz vardır. Lawrence Peter, mizah tarzında yazdığı ünlü Peter ilkeleri adlı yapıtında insanların hiyerarşide temizlik düzeyine erişmelerinin bir belirtisinin masa düzenindeki anormallikler olduğunu yazmıştır.
            Bütün bunları önlemek için yöneticilerin iyi bir dosyalama sistemi geliştirmeleri gerekir. Ayrıca önemli düşünce ve notları sürekli olarak kaydetmeye yarayacak bir masa veya cep günlüğü son derece yararlı olacaktır. Böylece aranan bir bilgi kaybolmayacak ve istenilen anda bulunarak zamandan kazanılacaktır. Ayrıca bazı uzmanlar yöneticilere “zaman analiz cetveli” diye adlandırılan bir çizelge düzenlemelerini ve her yarım saatte bir yapılan işleri buraya kaydetmelerini önererek bu yolla o gün neler yapıldığını görme olanağını elde edebileceklerini söylemektedirler.
Bunu anlamanın en basit yöntemi, yapılan aktiviteleri listelemek ve bunlar üzerinde ne
kadar zaman harcandığını haftada veya iki haftada bir kaydetmektir. Dönem sonunda günlük not defteri, iş dağılım tablosunda analiz edilir. Bu iş dağılım tablosu yapılan işleri ve çeşitli aktivitelere harcanan zaman oranının ne olduğunu açık olarak gösterecektir.
            Örnek; yönetici aktiviteleri listesi şunlardır;
- Müşterileri ziyaret,
- Teknik konularda personelden bilgi alma ,
- Müşteri şikayetleri,
- Planlama ve kontrol işleri ,
- Eğitim(antrenman)
- Süper vizyon ,
- Mektupları okuma
- Vadesi geçen mektupları kontrol etme ,
- Stokları ve yeni siparişleri kontrol etme
            - Yönetim toplantıları,
            - İşe alımlar,
            - Personel problemleri,
            - Kişisel,
            Yöneticinin işi çok çeşitlidir. İş dağılım tablosunu doldurmak yöneticinin ne yaptığı veya ne yapması gerektiğinin % 100 kesin resmini vermeyecektir. Ama çeşitli aktivitelerde harcadığı zaman oranın temsili bir resmini verecektir. (Lock Dennis, 1992)
            Yöneticinin kendini düzenleme ve örgütlemesinde son bir konu da “okuma” dır. Yöneticilerin çoğu okumaya pek zaman ayırmadıkları söylerler. Günlük gazetelerin yanında ilgili dergi ve diğer süreli yayınlarda yöneticileri ilgilendiren pek çok konu vardır. Yönetici bunları bilmeli ve bu yolla çevreyi sürekli denetimi altında tutmalıdır. Ancak okuma, zamanının büyük bir bölümünü alacağından bu konuda da kendisine kolaylık sağlayabilecek bazı noktalar önerilebilir.
·         Her şeyden önce bir amaç doğrultusunda okumak,
·         Varsa önce konunun özetine bakılmalı,
·         Okunan şey mutlaka anlaşılmalı, yorgun durumlarda okuma bir süre durdurulmalı,
·         Seçici okuma alışkanlığı elde edilmeli, bunun içinde öncelikle kitabın içindekiler kısmına bakarak yazarın tarzını öğrenebilmek için baştan sona kısa bir gözden geçirme yapılmalı, bundan sonra ilgilenilen kısımlar dikkatle okunmalıdır,
Hızlı okuma alışkanlığı geliştirilmeli, teker teker sözcüklere değil, sözcük gruplarına bakarak okuma açısı genişletilmelidir.

KİŞİSEL GELİŞİMİN ZAMAN YÖNETİMİ İLE İLİŞKİSİ

            Neden Kişisel Gelişim:
            Kişisel gelişimin iki yüzü vardır: değişim ve öğrenme. Değişimin, kendi kendinizi değiştirmeye çabaladığınız için, tamamen kişiseldir. Öğrenme ise kendinizi tanımakla ilgilidir: işleri şimdi nasıl yapıyorsunuz ve ileride daha verimli olmak için ne yapmalısınız? Aşılması gereken en önemli engellerden birisi kendiniz hakkında oluşturduğunuz kısıtlayıcı inançtır. Kısıtlayıcı inancınızı da olumlu doğrulamalar, canlandırmalar ve başarma kararlılığıyla aşabilirsiniz . Burada kendinize soracağınız soru “zamanı kullanmada  yeni teknikler kullanarak daha dengeli bir yaşam sürmek amacıyla kendime zaman ayırmaya hazır mıyım?”olmalıdır.
            Kişisel gelişim programları becerilerinizi geliştirip ilerletmeniz ve gerek bilinçli gerek bilinçaltı öğrenim yoluyla yeteneklerimizin farkına varmamız için düzenlenmiştir.
            Kendi Sorumluluğunuz; Kişisel gelişim programlarının birçok yararından birisi de öğrendikleriniz konusunda ilk sorumluluğu sizin yüklenmenizdir. Ne öğreneceğinizi, ne zaman öğreneceginizi ve öğrenme hızınızı kendiniz belirler, bir bölümü tamamlayıp diğerine geçmenin zamanının gelip gelmediğine siz karar verirsiniz. Öğrenecek konular içinde yaptığınız seçim, bütün insanları yani işteki yöneticiyi, aile babasını ve toplumun üyelerini doğrudan etkileyecektir.
            Bir gelişim programının sunduğu bütün avantajlardan yararlanmak için, ne öğrenmeniz gerektiğini seçme konusunda sorumluluk alırken seçiminiz sırasında başkalarından bilgi fikir ve tepki almak size oldukça yardımcı olacaktır. Gerek içten tepkiler gerek yapıcı eleştiriler önünüzdeki engelleri aşmanız için büyük önem taşır. Unutmayın, sürekli gelişmeniz için kendinize yapılması güç ama gerçekçi amaçlar belirleyin. Amaçlarınızı gerçekleştirdikçe başarınızdan yararlanın ve yeni amaçlar seçin. Kendinizde belirlediğiniz ve değişmeye karar verdiğiniz noktalar üzerinde çaba harcayacağınızı kendi kendinize vaat edin. Cesur olun ve şu anda gözünüze çok uzun gözüken yolculuğun ilk adımını atın. Kişisel gelişim programlarının bir diğer yararı, kendiniz istediğiniz için öğreniyor olmanızdır, başkalarının iradesi sonucunda değil . Burada önemli olan “yapmak” eyleminin “söylemek” eyleminden çok daha fazla kararlılık gerektirdiğidir. Bilinçaltınız yapmak istediğiniz değişikliklere başlangıçta direneceğinden iç şartlanmanızı yenmek zorunda kalacaksınız. Bilinçaltınız “Eski durum çok da iyiydi, şimdi değişiklik yapmaya ne gerek var?” diye soracaktır. Bu sorunun cevabı çok basittir, değişik sonuçlar istiyorsanız çalışma şeklinizi ve özellikle zamanınızı iyi kullanma biçiminizi değiştirmeniz gerekmektedir. Bu gerekliliği daha da belirgin hale getirmek için şu eski İngiliz sözünü hatırlayalım: “Delilik, aynı şeyleri yapıp değişik sonuçlar beklemektir.” Unutmayın, yaptığınız taahhüt, kendinize kendiniz için verdiğiniz bir  sözdür. Bu sözün sonucunda ortaya çıkacaklardan yararlanacak olan sadece siz ve onlara daha fazla zaman ayırma fırsatı bulursanız, aileniz olacaktır.

KİŞİSEL GELİŞİM AŞAMALARI

-          Değişmek ve öğrenmek isteği,
-          Kendi kendini değerlendirme: ne yapılması gerektiğini seçip karar verin,
-          Hedef  belirleme: neyin değişmesini istiyorsunuz ya da ideal durumunuzun nasıl olmasını arzu
ediyorsunuz?
-          Bir öğrenim programı belirleyin,
-          Hangi hareketleri yapacaksınız?
-          Sonuçları düzenli olarak, mümkünse başka biriyle birlikte gözden geçirin,
-          Gerek duyacağınız kaynakları belirleyin: insanlar, kitaplar, eğitim araçları, zaman ve para,
-          Başkalarının sizi cesaretlendirmesini sağlayın,
-          İnat ve kararlılığınızı geliştirin,
Yukarıdakilerin hepsi inisiyatifi eline alan (bu nitelik günümüz kuruluşlarının büyük çoğunluğu tarafından çok önemli bulunmaktadır) ve işe kendi kendine başlayan birisi olarak sizin gelişmenizde büyük yarar sağlayan esnek olmanıza ve koşullara uyum sağlamanıza yardım edecektir. Esnek olmak ve uyum sağlamak başarılı olmak için olmazsa olmaz niteliklerdir.

DEĞİŞİKLİKLERİ GERÇEKLEŞTİRMEK

Hayatınızda başarılı değişiklikler yapabilmeniz için gerekli olanlar aşağıda ifade edilmiştir. Bunların yanı sıra “günlük çalışma saatlerinizin yüzde 1’ ini kendinize ayırın; geri kalan yüzde 99’ unun kazanç olacağını göreceksiniz”.
-          Kendinize güvenin.
-          Kendinize güveni aktif olarak, kendi kendinizi geliştirerek yerleştirin.
-          Yeni amaçlar edinin.
-          Aynı anda birden çok görevle ilgilenmeyin .
-          Yeni bir anlayış oluşturun.
-          İletişim ve rapor becerilerinizi geliştirin.
-          İyi yaptığınız işler için kendinizi ödüllendirin.
-          Büyük bir tutku geliştirin.
-          Güçlükleri, öğrenme fırsatı olarak değerlendirin.
-          İnatçı olun.
-          Doğrulamaları kendi istediğiniz yönde kullanın.
-          Başarıyı bekleyin.
-          Kazan- kazan tutumu geliştirin .
-          Sorunların kaynağının olaylar karşısında gösterdiğiniz tepki olduğunun bilincine varın.
-          Çözüm arayın.
-          Bir iş için gerekli cesareti geliştirin.
-          Mutlu olup mutlu görünmeye çalışın.
-          Olumsuz düşüncelerinizi olumlu olanlarla değiştirin.
Unutmayın korku : gerçekmiş gibi görünen sahte gerçektir.

ZAMAN YÖNETİMİNİN KÜLTÜR DÜZEYİ İLE İLİŞKİSİ

Zaman yönetimi kurallarının uygulandığı toplumlar batı ülkeleridir ve bu konuda üretilmiş olan bilgilerde bu ülkelerden çıkmaktadır. Bu durumda bu ülkelerin iş ve kültürel ortamını kısaca ele almamız yararlı olacaktır. Herhangi bir batılı ülkede işin yapılması süreci birbirine yakından bağlı aşamalardan meydana gelmekte, bir aşamadaki gecikme diğer aşamaları da etkilemektedir.  Dolayısıyla, işi yapanlar sürekli olarak işi zamanında yapma sorumluluğunu üzerinde hissetmektedirler. Öte yandan, toplumsal yaşamın diğer kurumları da zamanı yerinde ve doğru kullanma konusunda bireyleri sürekli olarak yönlendirmektedir. Örneğin; Almanya da bir otobüs durağında otobüsün hangi dakikada o durakta olacağı yazılıdır ve otobüs gerçekten o dakikada gelir. Öte yandan otobüsün o dakikada gelmeyerek bir Alman vatandaşın işinde gecikmeye yol açmasından dolayı  vatandaşın ilgili otobüs yönetimine karşı dava açma hakkı vardır ve hukuk öyle düzenlenmiştir ki bu davayı büyük olasılıkla vatandaş kazanacaktır. Ayrıca Almanya’ da her hangi bir televizyon kanalı aylar öncesinden hangi gün hangi saatte ne yayını yapacağını kamuoyuna duyurur ve o programın o gün o saatte yayımlanmaması gibi bir durum kimsenin aklına bile gelmez. Böylece herkes zaman kullanma, belirtilen zaman içinde, belli işleri yapma gibi kuralları toplumsal işleyişin bir sonucu olarak öğrenir. Kısacası, Almanya’da toplumsal yaşam tüm kurumları ile insan davranışlarını zamanı kullanma yönünde eğitmektedir. Böyle bir destek olmaksızın zaman yönetiminin kullanımının gelişimi mümkün olmayacaktır. Bu çerçevede, zaman yönetimi ile ilgili bir kampanyanın çok yönlü ve çok ciddi bir biçimde başlatılması doğrudur. Ancak sağlanacak başarı yalnızca bazı standartların veya rehberlerin geliştirilmesine değil, herkesin kendi üzerine düşeni eksiksiz yerine getirmesine yakından bağlıdır.
            Yurdumuzda ki bir çok kuruluşta zaman yönetimi ile ilgili herhangi bir çalışma görülmemektedir. Çok nadiren bazı özel sektör kuruluşlarında yer yer iyiye gidişlerin olduğu görülse de  bunun bütünü temsil etmekten uzak olduğu görülmektedir. En popüler kuruluşlarda bile bir inanılmaz zaman israfı söz konusudur. Bunların bir kısmı toplantılar görüşmeler gibi “iş yapılmış gibi” gözüken durumlar yaşanırken büyük bir çoğunluğu da amaçlara yönelik olarak çalışmaktan kaynaklanmaktadır. Örneğin bir kuruluşta, asıl yapılan bir işe destek olması gereken muhasebe, personel gibi birimlerin işlemlerinin hiç gerekmedik biçimde önem kazandığına veya kötü zaman kullanımına yol açtığı görülmektedir. Devlet adamlarımızın, bürokratlarımızın, televizyon kanallarımızın, yerel yönetimlerin, diğer kuruluşların ve birimlerin zaman konusunda çok duyarlı olmadığı bir ortamda zamanı doğru kullanma yönündeki çabaların ve girişimlerin gerekli olduğu görülüyor. Çok uzun bir zaman geçtikten sonra elde edilebileceği kaçınılmazdır.
SONUÇ:
 Bir “Jungle” Haline gelen iş ortamıyla baş edebilmek için “zaman yönetimini” çok iyi bilmek gerekir. İster kağıt kullanan “eski kafa” ister dijital teknolojinin ürünlerinden yararlanan bir “çağdaş kafa” olsun yeni çağın tüm yöneticilerinin derdi zamanı iyi kullanmaktır. Bir yandan iş yükünün ağırlaşması diğer yandan eskiye göre çeşitlenmesi yöneticileri gerilime sokmaya başlamıştır. Hemen herkesten aynı feryat yükselir “zaman, biraz daha zaman” artık zaman kazanmak için zaman harcamak gerekiyor.
            Zamanı daha etkili kullanmak için ;
-Bir kerede tek bir şey üzerine konsantre olunmalı,
-Yapılan iş için yeterli süre tanınmalı,
-Acele etmemeli,
-Dün önemli olan bir şeyin bugün de önemli olacağı beklenmemeli,
-Küçük bir şeyi yapmak büyük bir şey kadar önemli ve risklidir. Bu nedenle zaman işin en önemli kısımlarına ayrılmalı,
-İş dağılım tablosu; çeşitli aktiviteler üzerinde harcanan zamanı, önem sırasına ve şirket çıkarları doğrultusunda analiz ettiğimizde; büyük bir ihtimalle zamanın çoğu küçük rahatsız edici sorunlar üzerinde harcandığı görülecektir. Bunların işe bir zarar vermeden kaydırılıp kaydırılmayacağını bazı şeylerin organizasyonunun temel yönetim ihtiyaçları üzerinde konsantre edilerek geliştirilmelidir.

-İş özellikle belirli bir sınırı geçtikten sonra insan için isteksizlik, yorgunluk ve bıkkınlık yaratır. Bu nedenle devamlı çalışmak, iş saatleri arasında boş zaman konulması çalışan insan için büyük kolaylık sağlar. İnsan hayatı genelde zorlama yorgunluk ve rahatlama (dinlenme) evrelerinden oluşmaktadır. Boş zamanlar hem çalışanlara hem de çalışmayanlara hayatın zevkini ve saadetini tattırır. “Aristo” ayrıca tercihini eğlenmekten yana koyarak şöyle demektedir; “hem çalışmak  hem eğlenmek zaruri olmakla beraber, eglence daha iyidir.” Bu yaklaşım, bedensel çalışmanın köleler ve diğer insanlar tarafından yapıldığı sonucunu ortaya koymaktadır.